Заказы из почты и Excel
Позиции из письма, PDF или таблицы клиента сопоставляются с номенклатурой, заказ создаётся в учёте. Менеджер подтверждает.
Отрасли · опт и дистрибуция
Автоматизация оптовой торговли
В опте деньги теряются не на сайте, а между почтой, Excel и учётом: заказы дилеров в произвольном формате, ручные коммерческие предложения, сверки с контрагентами и дебиторка, о которой узнают слишком поздно.
- Главная потеряручной ввод заказов и документов
- Быстрый эффектзаказы из почты и Excel
- Контрольдебиторка и сверки
- Стартаудит или пилот
Где теряется время
Менеджер по продажам работает оператором ввода данных.
Типичная картина: клиенты присылают заказы в Excel, PDF и текстом письма, менеджер переносит их в учёт, проверяет остатки, готовит счёт — и только потом продаёт.
- 01Заказы дилеров приходят в произвольном формате, и каждый вводят вручную.
- 02Коммерческое предложение собирают из прайса, остатков и условий клиента полчаса.
- 03Акты сверки с контрагентами — ежемесячный аврал бухгалтерии.
- 04О просроченной дебиторке узнают, когда клиент уже не платит.
- 05Персональные цены и скидки клиентов живут в голове менеджера.
- 06Отгрузки, оплаты и остатки сводят в Excel для руководителя.
Сценарии
Автоматизация цепочки заказа.
От входящего письма с заказом до оплаты — каждое звено можно автоматизировать отдельно и затем связать.
Быстрые КП
Предложение с персональными ценами, остатками и сроками собирается из систем за минуту, а не за полчаса.
Кабинет дилера
Клиенты сами видят остатки, цены, статусы заказов и документы — и перестают звонить менеджеру по каждому вопросу.
Входящие документы
Счета и накладные поставщиков распознаются и сверяются с заказами поставщикам.
Сверки и дебиторка
Оплаты сопоставляются со счетами, просрочка — напоминание менеджеру и клиенту по правилам.
Сводка руководителю
Продажи, отгрузки, оплаты, долги и маржа по менеджерам — в понедельник утром.
С чего начать
Самый быстрый эффект — заказы из почты.
Если менеджеры вводят десятки заказов в день, автоматизация ввода высвобождает время для продаж уже в первый месяц. Дальше — КП, сверки и кабинет дилера.
- 01
Замер
Сколько заказов, в каких форматах, сколько времени на каждый.
РезультатЦена ручного ввода
- 02
Пилот
Распознавание заказов от 3–5 ключевых клиентов.
РезультатДоля заказов без правок
- 03
Масштаб
Все форматы, все клиенты, связка с остатками.
РезультатВвод заказов — минуты
- 04
Развитие
КП, сверки, кабинет дилера, сводки.
РезультатЦепочка без ручных разрывов
Вопросы
Про автоматизацию опта.
Клиенты присылают заказы в своих форматах. Это решаемо?
Да. Современные модели понимают таблицы и тексты разной структуры. Самое сложное — сопоставить наименования клиента с вашей номенклатурой; для этого строится справочник соответствий, который пополняется по мере работы.
Нужно ли менять учётную систему?
Нет. Автоматизация строится вокруг вашей текущей системы — через API, обмен файлами или промежуточную базу.
Сколько стоит кабинет дилера?
Зависит от функций и интеграции с учётом. Обычно начинают с минимальной версии — каталог с остатками, ценами и история заказов — и развивают её по запросам клиентов. Ориентир по срокам и бюджету даём после короткого разбора.
Заявка
Сколько заказов в день вводят вручную?
Опишите ситуацию своими словами. Ответим вопросами по существу и предложим следующий шаг: короткий созвон, разбор или пилот.
Сергей Михновец — постановка задачи, организация работы и приёмка. Если нужен разработчик, до договора согласуем его участие, техническую ответственность и стоимость.