Как подготовить задачу на автоматизацию

Зачем готовиться

Подрядчик, который получил задачу «автоматизировать документооборот», вынужден угадывать. Один заложит минимальный вариант, другой — систему на год вперёд. Предложения будут отличаться в десять раз, и сравнить их будет невозможно.

Час подготовки экономит недели переписки и помогает получить оценки, которые можно сравнивать. А заодно — часто показывает, что задача меньше (или больше), чем казалось.

1. Опишите процесс как есть

Не как должно быть по регламенту, а как происходит на самом деле. Достаточно списка шагов:

• что запускает процесс (письмо, звонок, заказ, конец месяца);
• кто что делает и в какой программе;
• куда передаётся результат и кто его использует дальше.

Лучший источник — не руководитель, а сотрудник, который делает эту работу каждый день. Попросите его рассказать про последний случай пошагово.

2. Посчитайте объём и время

Сколько операций в день или месяц, сколько времени занимает одна, сколько людей задействовано. Если есть сезонность или пиковые дни — укажите. Эти цифры нужны и подрядчику для оценки, и вам — для расчёта окупаемости.

3. Соберите примеры

Самое полезное, что можно дать подрядчику, — 10–50 реальных примеров: документы, письма, выгрузки. Обязательно включите «плохие» случаи: кривые сканы, нестандартные форматы, письма без нужных данных. Именно на них ломается автоматизация.

Персональные и коммерческие данные можно обезличить: заменить имена, суммы и реквизиты на условные, сохранив структуру.

4. Перечислите системы и доступы

Какие программы участвуют в процессе, кто их обслуживает и какие есть способы обмена: API, выгрузки в Excel, обмен файлами. Если не знаете — укажите название и версию, подрядчик проверит сам. Отдельно отметьте, кто может выдать технический доступ.

5. Определите результат и как его измерить

«Чтобы было быстрее» — не результат. Результат — это измеримое состояние:

• «счёт попадает в учёт в течение часа после получения, без ручного ввода»;
• «менеджер получает заявку в течение 5 минут с указанием источника»;
• «отчёт приходит руководителю в понедельник в 9:00».

Из такой формулировки сразу получаются критерии приёмки.

6. Опишите исключения

Что происходит, когда что-то идёт не по плану? Документ без номера, заказ на отсутствующий товар, клиент, которого нет в базе. Не нужно описывать все случаи — достаточно самых частых и самых дорогих. Подрядчик, который не спрашивает про исключения, скорее всего, их не заложил.

7. Назовите ограничения

• можно ли передавать данные во внешние сервисы, включая облачный AI;
• есть ли требования службы безопасности или ИТ-отдела;
• сроки, к которым нужен результат, и почему;
• ориентир бюджета — даже приблизительный, он помогает предложить подходящий вариант.

8. Назначьте владельца процесса

Нужен человек, который отвечает за результат с вашей стороны: отвечает на вопросы, принимает решения по спорным случаям и принимает работу. Без владельца проект зависает на согласованиях — это самая частая причина затягивания сроков.

Чего делать не нужно

• Выбирать технологию заранее. «Нам нужен AI-агент» — это решение, а не задача. Опишите проблему, технологию предложит подрядчик и обоснует выбор.
• Писать ТЗ на всё сразу. Лучше подробно описать один процесс и коротко — остальные.
• Скрывать проблемы. «У нас данные в порядке» — если это не так, это всплывёт в проекте и обойдётся дороже.

Шаблон брифа

Скопируйте вопросы и ответьте своими словами — этого достаточно для первого разговора и предварительной оценки.

1. Какой процесс хотим улучшить и что его запускает?
2. Кто его выполняет и в каких программах?
3. Объём: сколько операций в день/месяц, сколько времени на одну?
4. Что раздражает больше всего: время, ошибки, потерянные данные?
5. Какие системы участвуют, есть ли у них API или выгрузки?
6. Как должен выглядеть результат и как мы поймём, что он достигнут?
7. Самые частые исключения и проблемные случаи.
8. Ограничения: данные, безопасность, сроки, ориентир бюджета.
9. Кто с нашей стороны отвечает за проект?